Gmina Dopiewo to podpoznańska gmina zamieszkana przez ponad 30 tysięcy mieszkańców. Rada Gminy Dopiewo podjęła stosowną uchwałę, na podstawie której wymagane było przygotowanie odpowiedniego mechanizmu internetowego pozwalającego na pierwsze w historii gminy przeprowadzenie konsultacji społecznych, nazywanych w uproszczeniu budżetem obywatelskim.

WYZWANIE

Gmina Dopiewo wcześniej nie prowadziła konsultacji dotyczących budżetu obywatelskiego lub budżetu nazywanego także partycypacyjnym. W oparciu o konkretne ustalenia uchwały Rady Gminy Dopiewo niezbędne było zaprojektowanie, wykonanie, przetestowanie, uruchomienie i bieżące monitorowanie funkcjonowania portalu realizującego procesy internetowe związane z przeprowadzeniem konsultacji społecznych. Portal w założeniu miał składać się z (1) modułu dla urzędników, (2) modułu dla mieszkańców oraz (3) wsparcia technicznego i bieżącej pomocy na wszystkich etapach przeprowadzania konsultacji.

ANALIZA

Analiza prawa lokalnego doprowadziła do przygotowania projektu portalu, wraz z podziałem na trzy zasadnicze elementy.

1. Moduł dla urzędników to panel pozwalający zarządzać wszystkimi działaniami związanymi z przeprowadzaniem budżetu obywatelskiego realizowanymi przez wyznaczonych urzędników z Urzędu Gminy Dopiewo. Zarządzanie odbywa się poprzez panel dostępny jedynie z sieci lokalnej urzędu, po zalogowaniu się.

Podstawowe funkcjonalności:

• zarządzanie wnioskami złożonymi przez mieszkańców
• etapowanie i ocena merytoryczna wniosków
• dostęp do informacji złożonych poprzez generator wniosków
• sprawna obsługa głosowania online
• wprowadzenie głosów złożonych drogą papierową
• generowanie raportów

2. Moduł dla mieszkańców to strona internetowa budżetu obywatelskiego wraz z formularzem do głosowania oraz formularzem zgłaszania wniosków wraz z generatorem wynikowego dokumentu PDF, na którym w następnym etapie składane były głosy poparcia pod danym projektem.

Podstawowe funkcjonalności:

• zgłaszanie projektów do budżetu obywatelskiego
• kompleksowa informacja o zgłoszonych i zweryfikowanych projektach wraz z wskazaniem lokalizacji na interaktywnej mapie
• informator o budżecie obywatelskim: dokumenty, formularze, harmonogram działań, poradniki, aktualności, filmy instruktażowe
• formularz głosowania wraz z weryfikacją czy głosujący jest zameldowany w gminie

3. Wsparcie techniczne to szereg działań mających na celu sprawne przeprowadzenie konsultacji społecznych w Gminie Dopiewo.

Główne zadania:

• przeprowadzenie szkoleń dla wyznaczonych urzędników
• monitorowanie poszczególnych etapów konsultacji
• szybkie wdrażanie zgłoszonych zmian i poprawek
• tworzenie kopii bezpieczeństwa i monitorowanie ewentualnych zagrożeń
• pomiar i analiza ruchu wraz z raportowaniem
• przygotowanie i realizacja masowej wysyłki typu newsletter

EFEKT

Po zrealizowaniu prac wynikających z projektu powstał portal „Dopiewski Budżet Obywatelski”. Oprócz systemu głosowania online, w portalu Dopiewski Budżet Obywatelski została wykonana funkcjonalność polegająca na generowaniu elektronicznego formularza zgłaszania zadania do budżetu obywatelskiego. Formularz w formie wygenerowanego pliku PDF spełnia wymogi określone w stosownym zarządzeniu wydanym przez wójta gminy.

Na potrzeby obsługi systemu został wykonany panel zarządzania treścią, w którym wyznaczeni urzędnicy pełniący funkcje redaktorów mogą dodawać i edytować zgłaszane propozycje do budżetu obywatelskiego. Każde zadanie zgłoszone przez mieszkańców może zostać zlokalizowane na mapie poprzez określenie długości i szerokości geograficznej. Dopuszczono także możliwość multilokacji jednego zadania, np. w przypadku zgłoszenia zadania realizowanego w różnych miejscach.

Po zakończeniu głosowania w ramach edycji DBO 2017 zostały sporządzone końcowe raporty. Łącznie w okresie głosowania w systemie zarejestrowanych zostało 2471 głosów online. Na podstawie głosów papierowych wyznaczeni urzędnicy wprowadzili poprzez stosowny formularz w panelu kolejnych 826 głosów. Na tej podstawie powstały finalne raporty wskazujące na ilość głosów ważnych oddanych na poszczególne projekty.

TECHNOLOGIE

Portal Dopiewskiego Budżetu Obywatelskiego został wykonany w oparciu o ceniony na całym świecie framework Drupal w wersji 7. Portal jest dostosowany do właściwego wyświetlania na urządzeniach mobilnych (tzw. wersja responsywna) dzięki zastosowaniu biblioteki Bootstrap. Do wyświetlania lokalizacji na interaktywnej mapie zastosowana została biblioteka Leaflet. W celu zapewnienia bezpiecznej komunikacji zastosowano technologię HSTS (HTTP Strict Transport Security). Do zbudowania formularzy zastosowano moduł Webform w połączeniu z innymi modułami wspomagającymi walidację wprowadzanych danych. Wysyłka spersonalizowanych wiadomości e-mail wraz z raportowaniem została wykonana w oparciu o system MailChimp.

BEZPIECZEŃSTWO

Komunikacja pomiędzy serwerem a klientem jest szyfrowana poprzez zastosowanie certyfikatu SSL. Ponieważ w bazie danych przechowywane są dane osobowe, zastosowano także szyfrowanie tych danych. Tabela zawierająca numery PESEL, która służy do weryfikacji głosowania (tj. sprawdzenie czy głosujący jest zameldowany w gminie oraz czy jest pełnoletni) została zapisana w postaci zaszyfrowanej jednokierunkowo z wykorzystaniem tzw. soli. Również szyfrowane są przyrastające oraz całościowe kopie bezpieczeństwa, które są następnie kopiowane automatycznie na serwer zapasowy.